Deep Work – mehr Konzentration, um deine Ziele zu erreichen
Du liebst, was du in deiner Selbstständigkeit tust? Cool, das freut mich! Aber vielleicht kannst du gerade dann folgendes Szenario nur allzu gut nachvollziehen.
Mir ging es vor einiger Zeit oft noch so: Anstatt daran zu arbeiten, meine Ziele zu erreichen und die wichtigen Dinge zu erledigen, habe ich so viel Spaß an Kreativem, dass ich lieber an unserer Website herumwerkelte oder viel länger als nötig am Design meines LinkedIn Posts saß.
Kommt dir bekannt vor? Dann lass mich dir zeigen, wie ich nun die Deep Work Methode nutze, um effektiver zu arbeiten. Durch Selbst- und Zeitmanagement können Selbstständige nämlich sogar mehr Zeit gewinnen, um das zu tun, woran sie so viel Spaß haben. 🥳
Die Deep Work Methode
Auf der Suche nach einem hilfreichen Buch über die Themen Selbst- und Zeitmanagement bin ich auf „Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World“ oder auf Deutsch „Konzentriert arbeiten: Regeln für eine Welt voller Ablenkungen“ gestoßen.
Geschrieben wurde es von Cal Newport, einem amerikanischen Professor für Informatik.
Im Buch beschreibt er die Deep Work Methode. Deep Work, so definiert Newport den Begriff, umfasst alle mental anspruchsvollen und professionellen Aktivitäten, die man ohne Ablenkungen durchführt.
Ablenkungsfrei. Bevor ich Deep Work ausprobiert habe, war ich eigentlich schon ziemlich gut organisiert. Ich hatte meine produktivsten Arbeitszeiten gefunden, es fiel mir jedoch schwer, mich nicht von der nächsten Aufgabe oder von Nachrichten ablenken zu lassen, die noch beantwortet werden mussten.
Stattdessen wurde meine Arbeit in kleine Teile zerstückelt, ein Phänomen, das Newport der Nutzung sozialer Medien und der ständigen Möglichkeit der Ablenkung zuschreibt.
Gegenteilig zum Deep Work wird Shallow Work, also oberflächliche Arbeit, unter Ablenkung verrichtet und ist von geringem Wert, da sie keine großen kognitiven Fähigkeiten erfordert und von jedem geleistet werden kann. Beispielhaft ist hier das Beantworten von E-Mails oder Slack Nachrichten.
Deep Work hingegen entsteht, wenn man diesen Ablenkungen entgegenwirkt.
Warum Deep Work?
Deep Work bietet aus meiner Sicht zwei Hauptvorteile.
Erstens sorgt es erfolgreich angewendet dafür, dass wir die wichtigen Aufgaben effektiver und schlussendlich schneller erledigen können. Auch Feierabende bleiben so kein abstraktes Konzept, sondern werden strukturiert mit in unseren Alltag eingeplant.
Zweitens erhöht Deep Work langfristig die Qualität unserer Arbeit. Denn wenn wir uns wirklich auf das Designen von Grafiken, Schreiben von Texten oder Coaching von Kund:innen konzentrieren, ohne dabei in Überlegungen über unser heutiges Abendessen zu versinken, können wir ja früher oder später nur besser werden.
Deep Work Strategien
Also wie funktioniert nun dieses Deep Work? Um das herauszufinden, solltest du dich zuerst für eine der vier Deep Work Strategien, im Buch Philosophien genannt, entscheiden. Diese geben dir einen Rahmen und Umfang, in welchem du Deep Work zukünftig in deinen Arbeitsalltag einbinden kannst.
Klösterlich
Hier eliminierst du Shallow Work komplett, um die Zeit für Deep Work nutzen zu können.
Als Selbstständige ist diese Philosophie oft weit entfernt von unserer Lebensrealität. Aber vielleicht kannst du ja jemanden anstellen, der oder die für dich Nachrichten beantwortet, Rechnungen schreibt und Termine plant?
Bimodal
Bei dieser Philosophie planst du dir Zeitspannen zwischen einem Tag und mehreren Wochen ein, in denen du dich dem Deep Work und einem Thema widmest.
Wenn du mehr Zeit benötigst, um gedanklich wieder in ein Aufgabenfeld hineinzukommen, könnte dies die Methode deiner Wahl sein. So musst du nicht dauernd umdenken.
Journalistisch
Diese Methode wird eher für Deep Work Fortgeschrittene empfohlen.
Sie funktioniert nämlich so, dass du immer dann, wenn du etwas Zeit übrig hast, in den Deep Work Modus wechselst.
Dies muss natürlich geübt werden und die Unverbindlichkeit könnte eine kleine Challenge darstellen, die es zu überwinden gilt.
Rhythmisch
Dies ist die Strategie, die ich inzwischen täglich nutze. Möchtest du sie auch ausprobieren, setzt du dir einen mindestens 90-minütigen Deep Work Block pro Tag.
Damit bist du flexibel, was die Uhrzeit angeht, sammelst aber durch die Regelmäßigkeit viele Stunden Deep Work an.
Deep Work im Alltag von Selbstständigen
Wenn du dich für eine Strategie entschieden hast, geht es an die Umsetzung. Ich plane meine Blöcke nun schon Tage im Voraus, sodass ich zu Beginn meines Deep Work Blocks nicht überlegen muss, welchem Aufgabenbereich ich mich widmen sollte und für wie lange.
Um das meiste aus der Deep Work Methode herauszuholen, gibt es zudem einige Tricks wie Rituale und Routinen, große Gesten und Kollaboration.
Rituale & Routinen
Um in den Deep Work Modus zu kommen, hilft es, Rituale zu entwickeln. Dies kann einiges an Zeit und Experimenten erfordern, aber so kommst du nach einiger Zeit fast automatisch in Arbeitsstimmung, wenn du deine Routine durchgehst.
Der Ort
Hierbei geht es um deinen Arbeitsort. Erledigst du deine Deep Work Aufgaben am Schreibtisch im Homeoffice, im Büro, deinem Atelier, Behandlungsraum, Co-Working-Space oder in einem Café?
Wo auch immer du am besten und ohne viel Ablenkung arbeiten kannst, wird ab jetzt dein neuer Workspace. Bei mir ist das mein Schreibtisch im Arbeitszimmer, denn hier spricht mich niemand an und es passiert nichts, das ich gedankenverloren beobachten könnte.
Die Dauer
Damit du nicht einfach vor dich hinarbeitest, setzt du dir vor jeder Deep Work Session ein klares Ziel mit einem Zeitrahmen. Was möchtest du erledigt haben und wie viel Zeit nimmst du dir dafür?
Struktur und Anforderungen
Bei der Struktur geht es um deine eigenen Regeln. Möchtest du während deiner Deep Work Phase trotzdem erreichbar bleiben? Nimmst du Anrufe an, erlaubst dir selbst einen Snack zu holen oder dich mit anderen zu unterhalten? Wie sieht es aus mit Musik im Hintergrund? Hast du vielleicht einen speziellen Arbeitsort pro Aufgabenbereich?
Schließlich setzt du die weiteren Rahmenbedingungen so, wie du sie brauchst. Dabei wirst du nach und nach merken, was für dich funktioniert und was nicht.
Ich höre zum Beispiel nur Musik ohne Texte, wenn ich selbst gerade Texte schreibe. Außerdem bereite ich vor meiner Session Getränke und Snacks so vor, dass ich nicht unnötig oft das Zimmer verlassen muss.
Alle hör- und sichtbaren Benachrichtigungen schalte ich aus, weil sie mich nur ablenken. Und etwa um elf mache ich gerne eine kurze sportliche Pause, da ich nach einigen Stunden oft merke, dass ich langsam hibbelig werde.
Große Gesten
Manch eine:r braucht vielleicht etwas mehr Überzeugung, um den eigenen Schweinehund zu überwinden. Du gehörst auch dazu? Wie wäre es denn mit einem Ortswechsel?
Wenn du der Typ Mensch bist, der unter Zeitdruck am besten arbeitet, könntest du dir ein schickes Hotelzimmer buchen, um zum Beispiel an deinem neuen Onlinekurs oder anderen Produkten zu arbeiten. Wenn du dann in diesem Hotelzimmer sitzt, das du extra gebucht hast, kannst du ja fast gar nicht anders, als nun wirklich an deinem großen Ziel zu arbeiten. Auch eine Workation könnte denselben Effekt haben.
Du brauchst es etwas kleiner, alltagstauglicher? Vielleicht bringt ein Tapetenwechsel im Café oder der Bibliothek den nötigen Schwung. Schon allein die Geste, an einen besonderen Ort zu gehen, um diese eine Aufgabe zu erledigen, kann dir helfen, dich besser fokussieren zu können.
Mit anderen kollaborieren
Alles gut und schön, so alleine und konzentriert vor sich hinzuarbeiten. Bei manchen Dingen, Aufgaben oder Problemen kann uns der Input von anderen aber die benötigte Idee oder den wichtigen Schub geben, um weiterzukommen.
Wie verbindest du also am besten die Zeit, in der du konzentriert an deiner Sache arbeitest und die, in der du mit anderen in den Austausch gehst?
Anstatt nun spontan deine Deep Work Phase zu opfern, weil der Kollege dir gerade eine neue Idee erzählen möchte, gilt es, die Kollaboration organisierter anzugehen. Plane Zeiten für dich ein, in denen du Deep Work praktizierst und solche, in denen du dich mit anderen verbindest und ihr zusammen kreativ seid.
So hast du genügend Zeit für dich und um nicht nur deine Aufgaben zu erledigen, sondern die Gedanken aus dem Austausch weiterzudenken und zu etwas Tollem zu entwickeln.
Prioritäten setzen
Im Buch gibt es noch so viele weitere Methoden und Ideen, um effektiver zu arbeiten. Eine davon, die ich dir noch vorstellen möchte, klingt eigentlich total logisch. Du solltest bei deinen Aufgaben Prioritäten setzen.
Trotzdem möchte ich diesen Punkt hier noch einmal erwähnen, da ich finde, dass er ein guter Reminder dafür ist, nur an den Aufgaben zu arbeiten, die uns wirklich weiterbringen. Ist es wirklich gerade wichtig, das Notion Board umzudekorieren oder das Layout der Website zum wiederholten Male anzupassen, einfach weil es Spaß macht? Vielleicht ist es das wirklich, oft allerdings nicht.
Deshalb ist es wichtig, dass du dir erstens Ziele setzt und diese zweitens nicht aus den Augen verlierst.
Um meine Aufgaben zu priorisieren, nutze ich die Eisenhower Methode. Dafür tagge ich die To-dos auf meinem Notion Board mit einer Priorität und sortiere sie so, dass die wichtigsten oben angezeigt werden.
Die verschiedenen Kategorien sehen dabei so aus:
Wichtig und dringend
Wichtig, aber nicht dringend
Dringend, aber nicht wichtig
Weder wichtig noch dringend
Priorität 1 sind also Aufgaben, die wichtig und dringend sind. Das könnten zum Beispiel Aktivitäten sein, die du für ein Kundenprojekt erledigst.
Wichtig, aber nicht dringend ist es vielleicht, die neuen Branding Fotos von dir in deine Website einzustellen. Wenn du diese Aufgabe erst nächste Woche erledigst, wird das wahrscheinlich keine schlimmen Konsequenzen haben.
Bei der vierten Priorität kannst du dagegen überlegen, ob du das To-do überhaupt erledigen musst, wenn es weder wichtig noch dringend ist.
Shallow Work minimieren
Und schließlich, um dich noch mehr auf deine wichtigsten Aktivitäten fokussieren zu können, kannst du versuchen Shallow Work so gut es geht zu vermeiden.
Dafür kannst du als allererstes deine To-do-Liste darauf überprüfen, ob darin vielleicht Shallow Work enthalten ist, das gar nicht wichtig ist. Diese Aufgaben können aussortiert werden.
Danach schaust du weiter, ob es Abläufe gibt, die du automatisieren kannst. Wiederkehrende E-Mails an Klient:innen könnten zum Beispiel durch CRM-Tools wie Zoho, ClickUp, Dubsado usw. übernommen werden. Hierbei solltest du allerdings darauf achten, dass die Tools datenschutzkonform arbeiten.
Alternativ, wenn deine Finanzen es erlauben, könntest du deine Shallow Work Aufgaben an eine virtuelle Assistenz oder Mitarbeitende abgeben, sodass du mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge hast.
Auszeiten
Der letzte Tipp, der bestimmt nicht nur für mich ein guter Anstoß ist, lautet: Wenn du die Energie und Konzentration haben möchtest, um qualitativ hochwertige Leistungen in möglichst geringer Zeit erbringen zu können, brauchst du auch Auszeiten.
Falls dir das schwerfällt, kann es helfen, dir feste Arbeitszeiten zu setzen. Dann machst du beispielsweise jeden Tag um 17 Uhr Feierabend. Das kann genauso viel Selbstdisziplin benötigen wie das Arbeiten an sich, ich weiß.
Dabei unterstützen kann dich ein Feierabendritual. Das Ritual sollte mindestens diesen einen Punkt enthalten: Wenn du geplante Aufgaben heute nicht erledigen konntest, legst du entweder noch vor Feierabend einen Termin fest, an dem du dir überlegst, wie und wann du die Aufgabe stattdessen erledigen wirst. Oder du entscheidest sofort, wann die Aufgabe dran ist und trägst es dir in deinen Kalender ein.
So kannst du beruhigt in den Abend starten und musst dir keine Gedanken machen, etwas zu vergessen oder grübeln, wann und wie du es schaffen sollst, deine To-do-Liste abzuarbeiten.
Auf Pinterest merken
Ich nutze verschiedene dieser Methoden heute in meinem Arbeitsalltag. Vor allem das Eintragen von Deep Work Blöcken mit festgelegten Themen wie Business Strategie, Kund:innenarbeit, Weiterbildung usw. gibt mir die Struktur, die ich brauche. So muss ich morgens nicht mehr überlegen, an welche Aufgabe ich mich nun setze, sondern habe schon einen Bereich festgelegt.
Ich hoffe, dieser Beitrag und meine Erfahrungen konnten dir eine Inspiration sein und dich motivieren, noch konzentrierter und effektiver an deinen Zielen zu arbeiten. Das Ganze ist und bleibt ein Prozess, aber vielleicht ist diese Woche ja die, in der du diese neue Methode ausprobierst? 💜
